BIOLOGIE HABILITATION permet de gérer toutes vos habilitations, internes et externes, dans un seul outil.

Pour gagner du temps technicien !

Notre solution vous permettra de digitaliser complètement les habilitations de vos collaborateurs et opérateurs EBMD, d’habiliter les opérateurs à distance et de tracer vos envois de documents avec accusé de lecture.

Les laboratoires qui utilisent leur logiciel de gestion de la qualité pour les habilitations de leur personnel et le module habilitation du middleware EBMD, doivent dédié un technicien temps plein à la gestion des habilitations.  Ce technicien doit se déplacer pour les habilitations, scanner les grilles de compétences, gérer les maintiens d’habilitation sur Excel … et doit répondre aux écarts COFRAC !

Avec Biologie habilitation, 20 % d’un poste de technicien est suffisant et vous n’aurez plus d’écart COFRAC. (habilitation perdue, lecture de document non faite ….)

Depuis votre tableau de bord, vous visualisez les opérateurs dont l’habilitation a expirée ou est suspendue (communication critique non lue ) et vous désactivez leurs accès .

Lors d’un audit, vous n’aurez plus besoin de chercher les fiches d’habilitation. Votre accès à BIOLOGIE HABILITATION vous permettra de montrer à l’auditeur les résultats de l’habilitation de chaque professionnel et vous pourrez télécharger leur fiche d’habilitation en pdf.

La communication d’un changement de procédures est tracé avec un accusé de lecture.

Et si besoin, les preuves de l’habilitation sont conservées sous format vidéos.

Oui, le qualiticien paramètre la durée de validité de l’habilitation. Avant l’expiration de l’habilitation, l’opérateur reçoit (ou son cadre s’il n’a pas d’email), une notification.

Les professionnels à habiliter, que ce soit des techniciens de laboratoires sur le plateau, des préleveurs, des opérateurs EBMD, ne travaillent pas devant un poste de travail. C’est pourquoi, contrairement aux LMS classiques, le professionnel à habiliter n’a pas besoin de se connecter à son espace pour répondre aux quizz et accuser lecture des documents.

Non, la plateforme BIOLOGIE HABILITATION est un outil qui aide le laboratoire à tracer l’habilitation des opérateurs.

Le laboratoire a un accès « auteur » qui lui permettra de créer les quizz et la grille de compétences.

Il est noté dans la norme 15189:2022 « une personne ayant la formation et l’expérience appropriées doit être nommée pour gérer la formation et l’évaluation des compétences du personnel effectuant les EBMD.

Vous pouvez désigner un formateur/évaluateur différent pour chaque habilitation.

Le formateur/évaluateur peut ainsi être une personne du laboratoire, une personne de l’établissement de soin ou bien un formateur du fournisseur.

Les examens autorisés (arrêté en attente de publication) en biologie délocalisée, justifié par l’état de santé du patient sont les suivants :

• Hématologie

Hémoglobine/Plaquettes
Hémogramme NFP
Hématocrite

• Hémostase

TP/INR

• Biochimie

Gaz du sang (GDS), lactate, CO-oxymétrie
Electrolytes/substrats sur sang total :
Na, K, créatinine
Calcium ionisé
Bilirubine totale sang total
Protéine C réactive (CRP)
Procalcitonine (PCT) en pédiatrie

• Biochimie : marqueurs cardiaques

Troponine i ou t
Peptide natriurétique cardiaque ou BNP
D-dimères

La phase analytique peut être réalisée (arrêté en attente de publication), en dehors d’un établissement de santé, dans les maisons de santé, les centres de santé et les Ehpad,

• Full digital

Ces modules d’habilitation digitalisent UNQUEMENT l’évaluation théorique.  L’évaluation pratique (grille de compétence) est encore papier. Ce document doit être conservé dans un logiciel de qualité.

• Full Traçabilité

Il n’y a aucune traçabilité de la formation présentielle.

• Télé habilitation

Ces middleware ne permettent pas la télé habilitation.

• Gestion documentaire avec accusé de lecture

Ces middleware ne tracent pas l’accusé de lecture d’un document envoyé par le laboratoire aux opérateurs.

• Utilisateurs sans email

Ces middleware ne gèrent pas les utilisateurs sans email, ce qui est le cas de nombreux opérateurs dans les EHPAD.

Actuellement, un technicien référent EBMD se déplace dans les services pour former et habiliter les opérateurs. La formation théorique consiste en la lecture de la procédure et la formation pratique à la démonstration de l’utilisation du dispositif. L’habilitation consiste en la réalisation d’une mesure. Cette formation/habilitation initiale est tracée sur un document papier et conservée dans un classeur. Vos critères de maintien sont l’activité de d’opérateur (volume et qualité). Lors d’un changement de procédure, vous vous déplacez dans le service et tracez la lecture du document par un émargement sur papier.

Plusieurs axes d’amélioration possible :

-La formation théorique et pratique pourrait être réalisée en elearning, ce qui permettrait une harmonisation de la formation et un gain de temps pour les évaluateurs.

– Vous pourriez remplacer la traçabilité papier par une traçabilité digitale pour un gain de place et une gestion facilitée des documents.

– Vos critères de maintien ne sont pas adaptés à des opérateurs qui ont une faible activité et pourraient être complétés par un quizz de maintien.

– Vous pourriez supprimer les déplacements dans les services pour informer les opérateurs d’un changement de procédure en envoyant une communication via Biologie habilitation.

– Lors de l’installation d’un nouvel automate, vous pourriez désigner un formateur/évaluateur dans le service qui assisterait les opérateurs dans leur formation/habilitation en ligne. Vous gardez un contrôle de ces formations/habilitations grâce au profil de biologiste vérificateur.

Biologie habilitation est connecté au cobas infiny POC et l’accès au dispositif est géré automatiquement.

Les fournisseurs de middleware EBMD ont connecté des LMS (learning management systeme). Or les LMS sont adaptés à la formation et pas à l’habilitation. Certaines fonctionnalités manquent : envoi de messages avec accusés de lectures, quizz aléatoires, grille de compétences, traçabilité de la formation, gestion des utilisateurs sans adresses email, télé-habilitation  ….

BIOLOGIE HABILITATION vous permet de tout centraliser dans le même outil. Le qualiticien a un tableau de bord qui lui permet de visualiser l’état d’avancement des lectures de documents et de relancer par mail les opérateurs qui n’ont pas lu tous les documents.

Le qualiticien du laboratoire a un accès auteur et peut créer les quizz et la grille de compétences. Il peut aussi insérer des documents (procédures, modes opératoires…)

Le biologiste engage sa responsabilité en validant un résultat d’EBMD. Il doit être assuré de la qualification des opérateurs.

Depuis son espace sécurisé Biologie habilitation, le biologiste peut accéder à l’ensemble des résultats obtenus à l’habilitation théorique (quizz) et pratique (vidéo) de l’opérateur.

Techniquement, Biologie habilitation peut se connecter aux middleware pour changer le statut de l’opérateur automatiquement, mais dans un premier temps, vous pouvez, manuellement, désactiver les identifiants d’accès au dispositif dès qu’une habilitation est expirée, au niveau de l’automate ou du middleware. Pour vous aider, le référent est notifié quand l’habilitation d’un opérateur est expirée.

Si vous souhaitez une connexion à l’automate et/ou middleware, pour une gestion automatisée des habilitations, merci d’en faire la demande auprès de vos fournisseurs.

Oui, vous pourrez télécharger toutes les données depuis l’espace.

Techniquement, Biologie habilitation peut se connecter à tous les middleware pour changer le statut de l’opérateur automatiquement, mais dans un premier temps, vous pouvez, manuellement, désactiver les identifiants d’accès au dispositif dès qu’une habilitation est expirée ou suspendue, dans le middleware.

Quotidiennement, depuis votre tableau de bord, vous visualiser ces opérateurs et vous mettez à jour leurs droits d’accès.

Si vous souhaitez une connexion à l’automate et/ou middleware, pour une gestion automatisée des habilitations, merci d’en faire la demande auprès de vos fournisseurs.

C’est vous qui décidez!

Vous pouvez les garder pendant 2 ans pour répondre aux exigences du COFRAC ou bien plus longtemps pour apporter les preuves de l’habilitation des opérateurs en cas de responsabilité engagée. Pour libérer de l’espace vous avez la possibilité d’archiver les utilisateurs inactifs.

Si le stockage de base ne suffit pas (100 G0), vous pouvez acheter de l’espace de stockage supplémentaire (249 euros/an pour 100 G0 supplémentaires).

Certains opérateurs n’ont pas d’email à communiquer car ils ne souhaitent pas utiliser leur adresse mail personnelle pour leur travail.  Ces utilisateurs  pourront utiliser Biologie habilitation et accéder aux mêmes fonctionnalités.